von Dr. Ulrich Rösch
I. Hinsichtlich der Unternehmensorganisation
- Identifikation von Schlüssel-Personen im Unternehmen
– Etablierung von Notfall- und Vertretungsregelungen, falls diese Personen an COVID-19 erkranken oder unter Quarantäne gestellt werden
- Einsetzen eines COVID-Teams
Einsetzung eines Teams, dass das einen Maßnahmenplan erarbeitet, damit Kernabteilungen des Unternehmens funktionsfähig bleiben und das Unternehmen kurzfristig auf die dynamische Situation reagieren kann (z.B. im Falle von COVID 19 Verdachtsfällen oder tatsächlicher Erkrankung, Lieferengpässen, Terminverzögerungen etc.)
- Vermeidung der Führungslosigkeit des Unternehmens
– Bei Erkrankung oder Quarantäne sämtlicher Geschäftsführer einer GmbH kann es zu einer Führungslosigkeit der Gesellschaft kommen.
– Diese lässt sich durch Neubestellung eines Geschäftsführers oder der Bestellung eines Notgeschäftsführers beseitigen. Der Notgeschäftsführer hat sämtliche Befugnisse eines regulären Geschäftsführers. Er wird auf Antrag von dem Amtsgericht bestellt und bleibt bis zur gerichtlichen Abberufung oder bis die ordentlich bestellten Geschäftsführer ihr wieder tätig werden, im Amt.
- Stresstest der Unternehmens-IT – Zeitgleicher, umfangreicher Zugriff vom Homeoffice auf Unternehmens-IT gesichert?
- Hinsichtlich bestehender Verträge
- Sorgfältige Prüfung, der Force Majeure-Klauseln in Lieferverträge
– Fällt COVID-19 unter die definierten Force Majeure-Ereignisse? – Liegt tatsächlich ein kausales Force Majeure-Ereignis vor oder besteht nur eine mittelbare Beeinträchtigung? – Welche Informationspflichten sind zu beachten? – Erstellung eines Force-Majeure-Hinweis Schreibens – Erstellung eines Reaktionsschreibens auf eine Force Majeure-Mitteilung
- Prüfung der Gesetzeslage bei Fehlen einer Force Majeure-Regelung
– Liegt ein Fall der Unmöglichkeit (§ 275 BGB) oder des Wegfalls der Geschäftsgrundlage (§ 313 BGB) vor?
- Prüfung des anwendbaren Rechts
- Ermittlung eigener Verpflichtungen bei Ausfall einer Lieferkomponente anhand der vertraglichen / gesetzlichen Bestimmungen
– Berechtigen potentielle Lieferverzögerungen zur Leistungsverweigerung oder zur Kündigung? Kann hiergegen der Force Majeure-Einwand erhoben werden? – Wurden Belieferungszusagen übernommen? – Gibt es Entschädigungsregelungen?
- Dokumentation und Beweissicherung der Beeinträchtigung durch COVID-19
- Frühzeitige schriftliche Kontaktaufnahme mit Kunden und Vertragspartnern
- Prüfung und Dokumentation möglicher Maßnahmen zur Schadensminderung – Gibt es alternative Beschaffungs-und Transportmöglichkeiten? – Gibt es (zugelassene) Alternativprodukte? – Abstimmung von Maßnahmen mit dem Vertragspartner
- Was sieht der Vertrag zur Streitbeilegung vor (z.B. Mediations-, Schiedsgerichtsverfahren oder staatliches Gericht)?
III. Hinsichtlich derzeit verhandelter Verträge
- Bei Verträgen, die sich in Verhandlung befinden, ggf. Anpassung der generellen Force Majeure-Klausel
- Hinweis in aktuellen Angeboten, dass Liefertermine und Preis nicht fest zugesagt werden können
