Als Fachanwalt für Gesellschaftsrecht werde ich mit Fällen konfrontiert, bei der Gesellschafter mit großem Entsetzen viel zu spät auf Fehlverhalten ihrer Geschäftsführer stoßen. Meist ist das Kind dann schon in den Brunen gefallen und eine schnelle Trennung von Geschäftsführer notwendig. Eine solche Entwicklung ist nicht unvermeidlich. Ich möchte Ihnen heute drei wichtige Empfehlungen aussprechen, die Gesellschafter bei der Überwachung ihrer Geschäftsführer berücksichtigen sollten.
1. Ausübung des Auskunfts- und Einsichtsrechts: Jeder Gesellschafter hat das Recht, vom Geschäftsführer Auskunft über die Angelegenheiten der Gesellschaft zu verlangen und Einsicht in die Bücher und Schriften zu nehmen. Dieses Recht ist sehr umfangreich und ermöglicht es den Gesellschaftern, die Tätigkeit des Geschäftsführers effektiv zu prüfen, z.B. Unterlagen der Gesellschaft einsehen sowie die Geschäftsführer, Mitarbeiter und sachverständige Dritte zu befragen. Bei Verdacht dringender Compliance-Verstöße kann eine Sonderprüfung angeordnet werden (vgl. § 46 Nr. 6 GmbHG)
2. Einführung von Berichtspflichten: Die Gesellschafterversammlung kann Berichtspflichten für den Geschäftsführer festlegen (nach richtiger Auffassung sind Gesellschafter über Mitteilenswertes auf dem Laufenden zu halten). Es ist ratsam, dass der Geschäftsführer regelmäßig Berichte erstellt, beispielsweise quartalsweise, um die Gesellschafter laufend über den Geschäftsgang auf dem Laufenden zu informieren.
Achtung: Eine Kontrollpflicht besteht für die Gesellschafter (noch) nicht. Die Beteiligung an der GmbH bedeutet keine aktive unternehmerische Mitwirkung des Gesellschafters (BFH Urteil vom 19. 6. 2007 – VIII R 54/05).
3. Nutzung der Gesellschafterversammlung zur Überwachung: Die Gesellschafterversammlung hat die Funktion, den Geschäftsführer zu überwachen. Es ist wichtig, dass die Gesellschafter diese Rolle aktiv wahrnehmen, d.h. aber auch insbesondere den Jahresabschluss sorgfältig und kritisch lesen und die Gesellschafterversammlung für Fragen und damit als Plattform für die Überwachung des Geschäftsführers nutzen.
Die Überwachung des Geschäftsführers ist ein wesentlicher Aspekt der Unternehmensführung. Durch die effektive Ausübung ihrer Kontrollrechte können Gesellschafter dazu beitragen, das Wohl der Gesellschaft zu sichern und potenzielle Risiken zu minimieren.
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